متى تستخدم الفاكس؟
يستخدم الفاكس لأغراض الرسائل القصيرة وذات الموضوع الواحد فلا ينبغي أن يحتوي الفاكس على أكثر من موضوع، ولا يستخدم في الحالات الآتية:
إذا أردت الحصول على تأكيد من أن مستقبل الرسالة استلمها ووصلت إليه.
إذا كنت تحتاج إلى بيان كتابي عن الاتصالات، كما الحال في معظم الأعمال.
إذا كانت الرسالة سيتم إرسالها إلى طرف ثالث.
لا تقم بإرسال الفاكس في منتصف الليل إذا كان الشخص الذي سترسل إليه مكان عمله هو المنزل وبالتالي تزعجه.

غلاف الرسالة:
وهي الصفحة التي تسبق محتواها ومضمونها ولابد وأن تتضمن الآتي:
اسم المستقبل، رقم التليفون، رقم الفاكس.
اسم المراسل، اسم الشركة في حالة إرسال فاكس خاص بالأعمال، العنوان، رقم التليفون، رقم الفاكس، عنوان البريد الالكتروني.
تاريخ وميعاد إرسال الفاكس.
العدد الإجمالي للصفحات المرسلة بما فيها غلاف الرسالة.
قائمة بمحتوى الفاكس لضمان استلام المستقبل لكل ورقة.
رسالة من جمل قصيرة وواضحة تشير إلى طبيعة المواضيع المقدمة في الفاكس.

خصائص غلاف الفاكس ومحتوياته:
كتابة عنوان.
أن يكون الخط واضحاً وكبيراً مع ترك مسافات بين الأسطر.
إذا استخدمت سائل التصحيح الأبيض للأخطاء في الكتابة عليك بتصوير الورقة وإرسال هذه النسخة بدلاً من الأصل حتى لا تتضح أية عيوب في تنسيق الخطاب لمستقبل الرسالة.
لا تستخدم الألوان الداكنة لأنها تستغرق وقتاً أطول في عملية الإرسال.
ولا تستخدم الألوان الباهتة لأنها ستكون صعبة في القراءة بعدما تمر بآلة الفاكس.
تجنب إرسال الصور أو الأشكال الملونة .